Das Papier mit dem vollständigen Titel „Strategie zur Digitalisierung. Notwendigkeit und Vorgehensweise inkl. Handlungsfelder bei den GKD-Kunden“ wurde vom  IT-Manager der GKD, Herrn Ballgobind, in Zusammenarbeit mit  Herrn Ruffing (Leiter Team Digitalisierung) und mit Vertretern der Stadt und dem Kreis Paderborn sowie den Städten Delbrück, Beverungen, Bad Lippspringe und Steinheim erstellt.

Das Dokument beschreibt die Projekte und Themen im Bereich Digitalisierung, welche die GKD Paderborn zukünftig mit ihren Kunden umsetzen möchte. Bedingt durch Gesetzesvorgaben, den digitalen Wandel in der Gesellschaft, knappe finanzielle Ressourcen und nicht zuletzt durch die demographische Entwicklung gewinnt diese Thematik in der Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Rechtliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG), das E-Government Gesetz des Landes NRW, Datenschutzgesetze und nicht zuletzt die Corona-Pandemie sind externe Treiber der Digitalisierung im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Mit der Umsetzung der Strategie sind positive Ergebnisse und Auswirkungen verbunden, wie Kostenersparnisse, Effizienzgewinne, Automatisierung und Prozessoptimierung.
Damit die Möglichkeiten der Digitalisierung effizient genutzt werden, bedarf es einer Strategie, die sich an den Bedürfnissen der Bürger orientiert, die die Heterogenität der GKD-Kunden berücksichtigt und die ein konkretes Ziel für alle Verbandsmitglieder vorgibt: Die Digitalisierung der externen und internen Prozesse soll möglichst weitgehend realisiert werden.

Die 25 evaluierten Themen und Projekte werden in unterschiedliche Zeitspannen eingruppiert: kurzfristige, mittelfristige und langfristige. Die kurzfristigen Themen bilden dabei die Basis für die weiteren Themenfelder. Die Projekte stehen in Wechselwirkung zueinander und lassen sich grob in drei Cluster einteilen: Onlinezugangsgesetz, Dokumentenmanagement und weitere Themen. Innerhalb der Strategie werden vorrangig Themen betrachtet, bei denen die GKD aus ihrem Portfolio unterstützen kann. Die Aufgabe der GKD an der Stelle ist es, den Kommunen sowohl beratend als auch praktisch bei der Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen zur Seite zu stehen. Weiterhin stellt die GKD mittels ihrer vier Bausteine, bestehend aus DMS, Form Solutions, ePayBL und Servicekonto. NRW, ihren Kunden das Rüstzeug für die Umsetzung der digitalen Prozesse.

Die folgende Übersicht zeigt einige Beispiele der umzusetzenden Projekte.

Kurzfristige Themen (Umsetzungszeitraum 1 Jahr):

• Form Solutions Lösungen einbinden
• Einführung Antragsmanagement mit Anbindung an ePayBL 
• Anbindung an das Servicekonto.NRW
• Einführung Infoma Rechnungsworkflow

Mittelfristige Themen (Umsetzungszeitraum:  1 - 4 Jahre):

• Anbindung Kommunalportal.NRW
• 50 Prozent der Arbeitsplätze mit DMS ausgestattet
• DMS Anbindung Fachverfahren
• Einführung von MS356

Langfristige Themen (Umsetzungszeitraum: 5 Jahre und mehr):

• Papierloses Büro
• Vollständig automatisierte Abläufe
• Verwaltung 2.0
• Projektmanagement etablieren

Strategische Partner, die maßgeblich an den Themen und Projekten beteiligt sind, sind u.a. die GKD mit Herrn Ballgobind als Hauptansprechpartner und Herrn Ruffing als technischem Ansprechpartner. Des Weiteren zählen dazu der KDN (Bereich OZG), die OWL-IT (Bereich Infrastruktur), das kommunale Rechenzentrum Lemgo (krz) als Partner für Themen ePayBL und Form-Solutions sowie die regio IT als Anbieter der großen Portallösungen im Bereich OZG. Neben den hier genannten Partner gibt auf der Ebene der Einzelprojekte weitere Beteiligte.

Die vorliegende Strategie mitsamt den genannten Projekten bildet das Fundament der bereits angefangenen Digitalisierungsprozesse der Verbandsmitglieder. Bedingt durch die dynamische Entwicklung innerhalb dieser Themenfelder, durch Gesetzesänderungen, gesellschaftliche Veränderungen und weitere interne sowie externe Faktoren soll die vorliegende Strategie regelmäßig überprüft und entsprechend angepasst werden. Dafür sind regelmäßige Treffen des Arbeitskreises Digitalisierung unter der Leitung von Herrn Ballgobind sowie die Bildung zusätzlicher Arbeitskreise zu weiteren Themen vorgesehen.