Dokumentenmanagement

Eine moderne, effektive und bürgerfreundliche Verwaltung kann nur durch die stetige Optimierung von Prozessen gewährleistet werden. Durch den Einsatz eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) können aufwändige papiergebundene Abläufe wirkungsvoll optimiert werden. Dabei steht neben der rechtssicheren Archivierung von Dokumenten auch der Einsatz elektronischer Workflows im Mittelpunkt.

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Die GKD Paderborn setzt seit einer europaweiten Ausschreibung 2012 auf die bewährten Produkte der Firmen d.velop und codia. In langjähriger, erfolgreicher Zusammenarbeit wurden bisher über 700 Arbeitsplätze mit dem DMS ausgestattet. Dabei steht für die GKD Paderborn die Erstellung von spezifischen Lösungen im Fokus, die die Kunden in Verbindung mit den bestehenden Fachverfahren einsetzen.

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Der Traum vom papierlosen Büro...

Schreibtisch ohne d.3 und Schreibtisch mit d.3 (c) Stadt Paderborn

...wird schon seit vielen Jahren geträumt, aber so nah wie auf dem obigen Bild aus dem Einführungsprojekt bei der Stadt Paderborn kommt man der Vision nur selten. Dennoch bietet ein Dokumentenmanagement eine ganz erhebliche Arbeitserleichterung und hilft dabei, sowohl den Ausdruck als auch die Ablage von Papier in vielen Fällen zu vermeiden. Ganz ohne Papier wird es auch in Zukunft nicht gehen, aber durch moderne Technik werden monotone und ineffiziente Vorgänge deutlich seltener und der Fokus kann immer mehr auf der eigentlichen Sachbearbeitung liegen.

Vielfältige Projekte mit unterschiedlichen Prioritäten

Für die Steuerämter wurde die elektronische Steuerakte entwickelt, die mittlerweile bei fast allen Kunden im Einsatz ist. Durch die enge Verbindung mit dem Finanzverfahren Axians Infoma newsystem landen Messbescheide des Finanzamts, Steuerbescheide und weitere Dokumente automatisch in der digitalen Akte. Die Posteingänge können zentral gescannt werden, sodass hier teilweise schon fast komplett auf Papier verzichtet werden kann. Notwendige Vermerke auf elektronischen Dokumenten werden mit Hilfe des so genannten „Red-Lining“ aufgebracht, einem einfach zu bedienenden Annotationstool. So wird die Zeit, die sonst für die Suche in Papieraktenbeständen und das Abheften von Dokumenten verwendet werden musste, für die tatsächliche Sachbearbeitung frei – die Verbesserung der Durchlaufzeiten und der Mitarbeiterzufriedenheit ist die Folge.

In vielen Personalämtern der Kunden wird inzwischen auch auf die elektronische Personalakte gesetzt. Gehaltsabrechnungen aus dem Personalabrechnungsverfahren Loga, das bei unserem Partnerrechenzentrum krz Lemgo gehostet wird, landen automatisch in der richtigen digitalen Akte und können bequem recherchiert werden. Die anderen Dokumente werden aus Datenschutzgründen am Arbeitsplatz gescannt und den Personen zugeordnet. Insgesamt handelt es sich um eine leicht zu etablierende Lösung, die sofort Mehrwert bringt.

Die Bauämter gehen immer mehr dazu über, ihre umfangreichen Papierarchive aufzulösen und das teilweise schon sehr alte und durch den Zahn der Zeit gefährdete Material zu digitalisieren. Hier ist in der Verbindung mit dem Fachverfahren ProBauG eine digitale Akte entstanden, die sämtliche Dokumente zu einem Bauvorgang komfortabel, rechtssicher und dauerhaft elektronisch archiviert. Aber auch ohne ein Fachverfahren ist das Digitalisieren des Bauarchivs mit dem DMS komfortabel umsetzbar. Für diesen aber auch viele andere Bereiche der Verwaltung hat die GKD Paderborn zusammen mit codia und ihren Kunden einen rechtssicheren Scanprozess etabliert, der die hohen Anforderungen der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN praktikabel abbildet.

In vielen weiteren Bereichen der Verwaltungen ist das DMS im Einsatz oder kurz davor. So arbeitet die Kfz-Zulassungsstelle des Kreises Paderborn schon seit Jahren mit d.3, der Rechnungsworkflow bei der Stadt Paderborn ist nahezu flächendeckend digitalisiert und in etlichen Bereichen sind kleinere Lösungen im Einsatz, die bestehende papiergebundene Prozesse und Ablagen effektiv ersetzen.

Das Dokumentenmanagement ist der zentrale Baustein der E-Government-Strategie der GKD Paderborn und ihrer Kunden und nur mit digitalen Prozessen innerhalb der Verwaltungen können auch digitale Services für Bürger und Unternehmen erfolgreich und produktiv gestaltet werden. Moderne Verwaltungsarbeit ist inzwischen zum größten Teil digital und so kann man sagen, dass die Digitalisierung, die momentan in aller Munde ist, auch in den Kommunalverwaltungen angekommen ist. Dennoch bleiben noch viele „Baustellen“ zu bearbeiten und Widerstände zu überwinden, bis wir in einigen Jahren vielleicht wirklich von papierlosen Büros sprechen können.

d.3ecm

Das d.3ecm der Fa. d-velop umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten, Meta- und Prozessdaten und zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in den Kommunen.

Logo d3.ecm

Dazu stehen diverse Softwarekomponenten für unterschiedlichste Aufgabenbereiche zur Verfügung. In den verschiedenen Zugangskanälen werden u. a. Scan,- Texterkennungs-, Klassifizierungs-, Signatur- oder Massenverarbeitungskomponenten (cold) eingesetzt. In der Verarbeitung der Inhalte und Prozesse kommen u. a. ETL-, Workflow-, Versionierungs- oder Konvertierungskomponenten zum Einsatz. Die revisionssichere Datenhaltung wird mittels Einsatz spezieller, redundanter Langzeitspeicher erreicht. Die Visualisierung der Daten erfolgt in unterschiedlichste Kanäle wie Webclients, Fatclients oder Apps auf allen gängigen Ausgabegeräten.

Auf Basis des d.3ecm erstellt die GKD Paderborn Fachlösungen für die unterschiedlichen Anforderungen moderner Kommunalverwaltungen. Diese umfassen in der Regel den gesamten Prozessablauf von der Initiierung eines Prozesses bis zur finalen Abgabe der im Prozess erstellten Informationen an revisionssichere Langzeitspeicher, und zeichnen sich überwiegend durch eine Anbindung unterschiedlicher Fachverfahren, wie z. B. das HKR Infoma, der Fachsoftware AKDNsozial oder das Baugenehmigungsverfahrens ProBauG aus.
Dabei kommen, neben den Basisfunktionalitäten des d.3ecm auch Eigenentwicklungen der GKD und Anwendungen externer Dienstleister wie der Fa. codia zum Einsatz.

Aktuell kommen folgende Fachlösungen zum Einsatz:

• eAkte für die Verwaltung von allgemeinem Schriftgut (Aktenplan)
• Vertragsmanagement mit Anbindung an Infoma
• Rechnungseingangsbearbeitung (REB) mit Anbindung an Infoma,
Topdesk Inventarisierung und Conject
• Steuerakte mit Anbindung an Infoma und externe Zulieferer
• Personalakte mit Anbindung an Loga
• Bauakte mit Anbindung u. a. an ProBauG, ProBauG/WP, ProUmwelt
• KFZ-Zulassung mit Anbindung an IKOL-KFZ
• Mahnwesen Stadtbibliothek mit Anbindung an BIBLIOTHECA
• Sozialakte mit Anbindung an AKDN-sozial
• Beschaffungsakte mit Anbindung Infoma und REB
• Posteingangslösung

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